EIDAS cambierà alcune procedure per l'acquisizione e l'archiviazione dei documenti digitali.
Il nuovo regolamento europeo EIDAS – Electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market – impone alcuni cambiamenti, che sono inclusi nel decreto legislativo del 13 novembre 2014. Le pubbliche amministrazioni, tra i destinatari di tale normativa, hanno 18 mesi di tempo per recepirla e adeguare i propri sistemi informatici.
Il documento non sarà più lo stesso.
Come “rappresentazione informatica di dati giuridicamente rilevanti“, può esistere giuridicamente solo se è adeguatamente “ staticizzato, gestito e conservato in sistemi idonei”. Quindi conservato.
Ogni documento digitale deve trovare la sua conservazione ;D
Immodificabile se forma e contenuto non sono alterabili nella conservazione e nell’accesso. Garantita la staticità durante la stessa conservazione, che deve avvenire in un apposito sistema di gestione informatica dei documenti. La sua tenuta può essere delegata a terze persone.
I processi di acquisizione automatica di estratti e copie di documenti “originariamente analogici o nativamente informatici” dovranno assicurare che le copie siano identiche alla fonte, per mezzo di una certificazione di processo.
Il trasferimento dei documenti nell’archivio digitale deve avvenire generando un pacchetto di versamento nei modi e nelle forme previste dal manuale di conservazione (come spiegato all’art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013).
I processi di acquisizione automatica di estratti e copie di documenti “originariamente analogici o nativamente informatici” dovranno assicurare che le copie siano identiche alla fonte, per mezzo di una certificazione di processo.
Il trasferimento dei documenti nell’archivio digitale deve avvenire generando un pacchetto di versamento nei modi e nelle forme previste dal manuale di conservazione (come spiegato all’art. 8 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013).
Ecco perchè la firma digitale con marca temporale e la conservazione diventeranno sempre più servizi diffusi e per tutti gli utenti dei sistemi informativi e la PEC il canale di trasmissione delle informazioni.
In un contesto come questo l'usabilità di tali strumenti diventa un elemento fondamentale per la loro diffusione, utilizzo e valorizzazione.
La via digitale alla conservazione dei documenti, alla portata di utente nasce dalla sua integrazione con il proprio ambiente di lavoro e con il disco di archiviazione dei file per migliorare l’efficienza della burocrazia e garantirne la trasparenza.
L'idea che i servizi di compliance debbano essere accessibili e facili con la Gmail rimane un target di senso.
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